Ben je manager bij een gemeente, provincie, waterschap, omgevingsdienst, veiligheidsregio, ministerie of uitvoeringsorganisatie? Dan wordt 2027 een belangrijk jaar. Twee wetten raken direct aan de manier waarop overheidsorganisaties werken, besluiten en verantwoording afleggen. In deze blog leggen we uit wat er verandert, waar het in de praktijk misgaat en welke beslissingen er genomen moet worden.
In het kort
- De nieuwe Archiefwet treedt op 1 januari 2027 in werking.
- Informatie die blijvend bewaard moet worden, gaat na 10 jaar naar een archiefdienst in plaats van na 20 jaar.
- Digitale informatie, zoals e-mails en chatberichten, moet vanaf het ontstaan duurzaam worden beheerd.
- Het toezicht wordt strenger, met een meldplicht en boetes.
- De Woo-verplichting tot actieve openbaarmaking wordt naar verwachting in de tweede helft van 2027 verder ingevoerd, via publicatie op je eigen website.
- Beide wetten vragen om hetzelfde: een informatiehuishouding die vanaf de basis op orde is, en de capaciteit om dat uit te voeren.
- Goed informatiebeheer is ook duurzaam: wie dubbele opslag op cloud en netwerkschijf afbouwt, bespaart opslagkosten en energie.
Wanneer treedt de nieuwe Archiefwet in werking?
De Eerste Kamer stemde op 12 mei 2026 in met de nieuwe Archiefwet, die op 1 januari 2027 in werking treedt. De wet vervangt de Archiefwet 1995. Ze geldt voor de hele overheid, van ministeries en Hoge Colleges van Staat tot provincies, gemeenten en waterschappen.
Wat verandert er met de nieuwe Archiefwet?
De overbrengingstermijn halveert. Overheden krijgen voortaan 10 in plaats van 20 jaar om belangrijke informatie over te brengen naar een archiefdienst. Selectie en overbrenging worden daarmee een doorlopend proces in plaats van een klus voor later.
Informatie moet vanaf creatie goed worden beheerd. De wet verplicht overheden om digitale informatie direct vanaf het ontstaan duurzaam en toegankelijk op te slaan. Dat geldt bijvoorbeeld voor e-mails, chatberichten, videobeelden en websites, zodat ze niet verloren gaan bij systeemwijzigingen of verouderde technologie.
Het toezicht wordt scherper. De wet versterkt het toezicht op informatiebeheer, onder meer met een meldplicht en boetes. Informatiebeheer wordt daarmee een bestuurlijk en financieel risico waarover je verantwoording aflegt.
Verantwoordelijkheden zijn helderder. Begrippen zijn vertaald naar de digitale omgeving, verantwoordelijkheden zijn duidelijker belegd en de diploma-eis voor archivarissen wordt gemoderniseerd.
Wat verandert er in 2027 voor de Woo?
De Wet open overheid noemt 17 informatiecategorieën die bestuursorganen verplicht actief openbaar moeten maken. Die verplichting treedt gefaseerd in werking, in tranches. Na de eerste tranche liep de invoering vast. De centrale publicatievoorziening, de generieke Woo-voorziening, liep meermaals vertraging op. Daardoor kwam de actieve openbaarmaking in een impasse terecht.
In juni 2026 koos het kabinet voor een nieuwe aanpak. Organisaties hoeven documenten voorlopig alleen op hun eigen platform openbaar en vindbaar te maken. Het streven is om de verplichting in de tweede helft van 2027 verder in werking te laten treden. De exacte planning per categorie wordt nog uitgewerkt met het Rijk en de koepels van medeoverheden.
Voor managers betekent dit dat de verantwoordelijkheid nadrukkelijk binnen de eigen organisatie ligt. Je hebt een geschikt publicatieplatform nodig, heldere werkprocessen en mensen die weten wat er wanneer gepubliceerd moet worden. Kleinere organisaties of organisaties met beperkte aantallen documenten kunnen gebruikmaken van het handmatig aanleverloket.
Waarom moeten de Archiefwet en Woo samen opgepakt worden?
Beide wetten vragen om hetzelfde fundament: informatie die goed is vastgelegd, gestructureerd en vindbaar is. Een organisatie die chatberichten niet goed beheert, kan Woo-verzoeken niet tijdig en volledig afhandelen. Een organisatie zonder goede metadata kan niet efficiënt actief publiceren.
Wie de twee wetten in aparte projecten bij verschillende afdelingen onderbrengt, loopt dubbel risico. Een gezamenlijke aanpak voor informatiehuishouding is goedkoper en effectiever.
Waar gaat het in de praktijk mis?
In de meeste organisaties ligt het probleem niet in beleid, maar in de dagelijkse praktijk. Informatie staat verspreid over Teams-chats, SharePoint-sites, persoonlijke OneDrives, netwerkschijven en vakapplicaties. Metadata ontbreekt of is inconsistent. Niemand weet precies welke chatberichten bewaard moeten worden.
De nieuwe Archiefwet maakt dit urgent, omdat ook e-mails en chatberichten vanaf creatie goed beheerd moeten worden. De Woo maakt het zichtbaar: een organisatie die haar informatie niet kan vinden, kan haar ook niet openbaar maken.
Waarom is opruimen ook duurzaam?
In de nieuwe Archiefwet betekent “duurzaam” vooral dat informatie toegankelijk blijft, ook na systeemwijzigingen. Maar goed informatiebeheer is ook duurzaam in de andere betekenis van het woord.
Bij veel overheidsorganisaties staan documenten dubbel opgeslagen. Ze staan in SharePoint en op de netwerkschijf en als kopie in persoonlijke OneDrives. Elke kopie kost cloudopslag, wordt meegenomen in back-ups en draait mee in datacenters die stroom en koeling nodig hebben. Dat is geld en energie voor informatie die niemand extra nodig heeft.
Dubbele opslag is bovendien een risico voor de Archiefwet en de Woo. Welke versie is leidend? Welke kopie moet worden overgebracht of vernietigd? En wat moet je allemaal doorzoeken bij een Woo-verzoek? Eén vaste plek per informatiesoort maakt je organisatie dus zuiniger, overzichtelijker en beter controleerbaar.
Wat vraagt dit van de capaciteit?
De wet is duidelijk, de uitvoering is het werk. Organisaties die zich voorbereiden op 2027 hebben doorgaans deze expertises nodig:
| Opgave | Benodigde expertise |
| Archivering, selectielijsten, overbrenging na 10 jaar | Adviseur informatiebeheer / recordmanager |
| Inrichting van M365, DMS en zaaksystemen voor beheer vanaf creatie | Functioneel beheerder |
| Metadata, datakwaliteit en vindbaarheid | Data-analist of data engineer |
| Automatisch classificeren, ontsluiten en publiceren | Data- en AI-automatiseringsspecialist |
| Beveiliging en privacy van gearchiveerde en gepubliceerde informatie | Information security officer / privacy officer |
Veel organisaties hebben deze capaciteit niet structureel in huis, of hun vaste medewerkers zijn al volledig bezet met de lopende werkzaamheden. Het loont om vroeg in kaart te brengen waar tekorten zitten, zeker nu de markt voor ervaren informatieprofessionals krap is.
Welke stappen moeten managers nu zetten?
- Maak informatiebeheer een managementverantwoordelijkheid. Beleg eigenaarschap expliciet in je team en neem het op in managementrapportages.
- Inventariseer de informatiestromen in uw team. Welke kanalen, systemen en apps gebruiken je medewerkers, en worden die goed beheerd?
- Toets uw systemen en aanbestedingen. Nieuwe applicaties moeten voldoen aan beheer vanaf creatie. Neem dat op in de eisen aan leveranciers.
- Bereid de verkorte overbrengingstermijn voor. Stem met uw informatiebeheerders en de archiefdienst af over selectie en planning.
- Stop met dubbel opslaan. Spreek per informatiesoort één vaste opslaglocatie af, faseer netwerkschijven uit na migratie en vernietig informatie zodra de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken. Dat bespaart opslagkosten en energie, en maakt Woo-verzoeken eenvoudiger.
- Zorg dat publicatie op uw eigen website klaarstaat. Bereid je voor op de Woo-categorieën die naar verwachting in de tweede helft van 2027 volgen.
- Investeer in bewustwording. Medewerkers maken dagelijks keuzes over waar ze informatie vastleggen.
- Breng capaciteitsbehoefte in kaart. Bepaal welke rollen je nodig hebt om de opgaven voor 2027 uit te voeren, en of je die zelf invult, opleidt of tijdelijk inhuurt.
Veelgestelde vragen
Per wanneer geldt de nieuwe Archiefwet?
Per 1 januari 2027.
Wat is de nieuwe overbrengingstermijn?
Informatie die blijvend bewaard moet worden, gaat na 10 jaar naar een archiefdienst. Onder de oude wet was dat 20 jaar.
Vallen chatberichten en e-mails onder de Archiefwet?
Ja. De nieuwe wet noemt onder meer e-mails, chatberichten, videobeelden en websites als informatie die vanaf creatie goed moet worden beheerd.
Wanneer moeten alle Woo-informatiecategorieën actief openbaar zijn?
Het kabinet streeft naar verdere invoering in de tweede helft van 2027. De precieze planning per categorie volgt nog.
Moeten we aansluiten op de generieke Woo-voorziening?
Dat is voorlopig niet verplicht: publicatie op het eigen platform volstaat. Vrijwillig aansluiten op open.overheid.nl kan al wel.
Wat gebeurt er als we niet voldoen aan de Archiefwet?
Het toezicht wordt versterkt met een meldplicht en de mogelijkheid van boetes.
Wat kunnen we met AI doen voor de Archiefwet en de Woo?
AI kan helpen bij het automatisch classificeren van documenten, het herkennen van persoonsgegevens vóór publicatie en het vindbaar maken van grote hoeveelheden informatie. Voorwaarde is dat de basis op orde is: zonder goede metadata en datakwaliteit levert AI weinig op.
Conclusie
2027 is het jaar waarin informatiehuishouding definitief een managementonderwerp wordt. De nieuwe Archiefwet ligt vast. De Woo-planning wordt nog verfijnd, maar de richting is helder. Organisaties die nu investeren in structuur, systemen en mensen, voldoen straks niet alleen aan de wet. Ze werken ook efficiënter en winnen het vertrouwen van inwoners.
Staat jouw team voor de opgave om de informatiehuishouding op orde te brengen, maar ontbreekt de capaciteit? Wij koppelen hoogopgeleide young professionals in informatiebeheer, data, AI en informatiebeveiliging aan concrete opgaven bij overheidsorganisaties. Neem contact op voor een verkennend gesprek.
