“Van onderbuikgevoel naar datagedreven sturen”
Veel organisaties nemen belangrijke beslissingen nog grotendeels op basis van ervaring en gevoel. Herkenbaar, maar vaak laat je daarmee kansen liggen. Binnen een zakelijke dienstverlener werd daarom een belangrijke stap gezet: van onderbuik naar datagedreven werken.
Een young professional Data Analytics van Breinstein ging aan de slag om inzichten boven tafel te krijgen die voorheen simpelweg niet zichtbaar waren, en legde daarmee de basis voor een meer datagedreven organisatie.
De uitdaging: versnipperde data en weinig overzicht
Binnen de organisatie was er veel data beschikbaar, maar die werd nog niet optimaal benut. Informatie zat verspreid over systemen zoals AFAS en Excelbestanden, en werd vaak handmatig opgehaald. Dat maakte het lastig om snel en onderbouwd beslissingen te nemen. Denk aan vragen als:
-
Welke klanten leveren de meeste waarde op?
-
In welke regio’s presteren we goed, en waar juist niet?
-
Waar liggen kansen om bestaande klanten opnieuw te activeren?
Antwoorden hierop werden vaak gebaseerd op gevoel, terwijl de data er al was.
De aanpak: van Excel naar realtime dashboards
De eerste stap was het begrijpen van de beschikbare data en hoe deze ontsloten kon worden. In het begin betekende dat nog handmatig data ophalen en combineren in Excel. Al snel werd de stap gezet naar automatisering via Power BI. Door een koppeling met AFAS kunnen gegevens nu dagelijks automatisch worden ingeladen en verwerkt. Vervolgens werd actief de organisatie opgezocht: waar hebben teams behoefte aan en welke inzichten missen zij in hun dagelijkse werk?
Zo ontstonden onder andere dashboards voor:
-
Management, met financiële en strategische inzichten
-
Coaches en operationele teams, met overzicht in planning en verzuim
-
Commerciële teams, met inzicht in klanten en regio’s
Het resultaat: meer grip, betere keuzes
De impact is direct merkbaar. Waar voorheen losse lijstjes en handmatige analyses nodig waren, is er nu één centrale plek met actuele inzichten. Management kan sneller en beter sturen, omdat cijfers realtime beschikbaar zijn. Teams besparen tijd doordat informatie overzichtelijk bij elkaar staat. En commerciële afdelingen krijgen beter zicht op waar kansen liggen. Daarnaast zorgt het gebruik van dashboards voor een interessant neveneffect: hoe meer mensen ermee werken, hoe meer vragen er ontstaan. En dat is precies de bedoeling. Want die vragen leiden tot nieuwe inzichten en verdere optimalisatie.
Van inzicht naar voorspellen
De grootste waarde zit niet alleen in terugkijken of het heden begrijpen, maar juist in vooruitkijken. Door data slim te combineren ontstaat er steeds meer voorspellend vermogen. Bijvoorbeeld:
-
Hoe ontwikkelt de workload zich de komende maanden?
-
Welke projecten worden waarschijnlijk verlengd?
-
Waar ontstaat straks capaciteitstekort of juist ruimte?
Hiermee wordt het mogelijk om proactief te sturen in plaats van reactief.
Wat betekent dit voor andere organisaties?
De aanpak is breed toepasbaar. Elke organisatie die werkt met systemen zoals AFAS of andere databronnen, beschikt in feite al over de benodigde informatie. De sleutel zit in het ontsluiten, combineren en visualiseren van die data. En het goede nieuws: als de basis staat, kan een solide dashboardomgeving binnen enkele maanden worden opgezet. Zodra de dashboarding goed is ingericht en draait, wordt data automatisch ververst en zijn handmatige acties niet meer nodig. Daarmee is het niet alleen efficiënt, maar ook duurzaam en toekomstbestendig. De echte uitdaging zit dus niet in de techniek, maar in het scherp krijgen van de juiste vragen.
De rol van een young professional
Dit project laat zien wat de impact kan zijn van jong talent. Met een frisse blik, analytisch vermogen en de drive om processen te verbeteren, kan een young professional niet alleen dashboards bouwen, maar ook de juiste vragen stellen om de behoefte binnen een organisatie scherp in kaart te brengen. Juist door die combinatie van inhoud en nieuwsgierigheid helpen zij organisaties om niet alleen anders te werken, maar ook beter te begrijpen wat er écht nodig is.
