Nieuwe technische ontwikkelingen komen steeds sneller op de markt. Dit betekent voor organisaties vaak dat ze steeds vaker een nieuwe manier van werken moeten gaan hanteren om bij te blijven. Wanneer een organisatie een nieuwe techniek of manier van werken in huis neemt, is het van groot belang dat het personeel juist wordt geïnformeerd en opgeleid. Hier kan een young professional van informatiemanagement worden ingezet om dit uit te voeren middels een (online) workshop of een demo. Maar wat kan jij als young professional doen om deze workshops goed in te richten zodat je de deelnemers zoveel mogelijk bijbrengt?
Voorbereiding
Een goede workshop begint natuurlijk met een goede voorbereiding. Voordat je je workshop maakt is het van groot belang dat je het doel van de workshop per doelgroep duidelijk hebt gedefinieerd. Aan de hand van deze doelen kun je bepalen welke onderdelen allemaal nodig zijn binnen jouw workshop. Bespreek deze doelen ook met je opdrachtgever, zodat hier geen misverstanden kunnen ontstaan.
Heb je presentatieonderdelen in je workshop? Maak hier een planning voor met tijdsloten per onderwerp. Oefen deze presentatiedelen en controleer of je binnen de geplande tijdsloten blijft. Zo niet, pas deze aan. Hiernaast is het ook van belang dat je tijdsloten stelt aan de interactieve momenten, zodat je een schatting van de tijd kan maken en de duur van je workshop kan managen. Wanneer het doel en de planning zijn gedefinieerd, kan je deze delen met de deelnemers en de workshop inplannen. Zo weten de deelnemers van tevoren wat ze kunnen verwachten.
Interactie
Een van de belangrijkste aspecten van een goede workshop is de interactie. Zorg ervoor dat je afwisselt tussen presenteren en interactie, zodat de deelnemers niet te lang stilzitten. Stel ze vragen, laat ze meedenken en laat ze opdrachten uitvoeren. Niet alleen houd je zo de aandacht erbij, mensen onthouden de stof van de workshop ook beter. Niet alle deelnemers zullen zich comfortabel genoeg voelen om openbaar te spreken. Zorg er daarom voor dat je een zo ontspannen mogelijke sfeer creëert. Dit kun je doen door middel van een eenvoudig introductiespel. Bijvoorbeeld door leuke/grappige vragen in een bak te doen, deze uit te delen en vervolgens een voor een laten beantwoorden. Zo wordt er een informele sfeer gecreëerd en oefent iedereen om in de groep te praten.
Interactie kan er ook voor zorgen dat jij zelf een beter beeld krijgt van hoe de deelnemers kijken naar de te komen verandering. Maak hier gebruik van en vraag naar de meningen van je deelnemers. Niet alleen wat ze er allemaal goed aan vinden, maar vooral de dingen waar de deelnemers tegen op kijken. Dit kun vervolgens bespreekbaar maken. Zo kan je de deelnemers gerust stellen over de te komen verandering en kun je eventuele knelpunten al aankaarten.
Mocht er ruimte voor zijn, zou je ook de vervolgstappen samen met de deelnemers kunnen bepalen en indelen. Wanneer het team zelf de mogelijkheid heeft om dit zelf in te delen, kan dit helpen voor de motivatie. Zo hebben de deelnemers meer het idee dat ze zelf de controle hebben in plaats van dat iemand ze vertelt dat ze iets moeten doen.
Wanneer de verandering in werkzaamheden een nieuw systeem bevat, is het altijd een goed idee om de deelnemers een hands on demo te geven. Laat ze niet alleen het nieuwe systeem zien, maar laat ze er zelf dingen mee proberen. Zoals benoemd leren mensen dingen beter door er actief mee bezig te zijn in plaats van alleen maar te luisteren.
Template workshop indeling
- Optioneel: Introductie spel om een ontspannen sfeer te creëren.
- Uitleg over de te komen verandering.
- Vraag waar de deelnemers naar uit kijken bij de te komen verandering.
- Vraag ook naar waar de deelnemers tegen op zien bij de te komen verandering en bespreek dit. Zo kun je de deelnemers beter begeleiden bij de verandering.
- Bespreek of maak samen met de deelnemers het plan van implementatie.
- Indien demo beschikbaar: geef een hands-on demo.
Workshop geven vanuit huis
Een van de belangrijkste aspecten van workshops wordt een stuk moeilijker vanuit huis, namelijk het stuk interactie. Hoewel je tijdens een fysieke workshop liever hebt dat iedereen zegt wat hij/zij wil zeggen, ligt dat bij online workshops anders. Er moeten regels komen voor wie wanneer iets mag zeggen om te voorkomen dat iedereen door elkaar heen praat en er chaos ontstaat. Zorg dat je deze regels goed communiceert aan het begin van de workshop.
Ook zijn mensen zijn over het algemeen minder spontaan op afstand en is het lastiger om die informele ontspannen sfeer te creëren wat er ook weer voor kan zorgen dat de deelnemers helemaal niets zeggen. Het is van belang dat deze balans wordt gevonden. Wanneer je bijvoorbeeld merkt dat niemand zijn virtuele hand opsteekt wanneer er iets wordt gevraagd, kun je iemand die nog (bijna) niet aan het woord is geweest aanwijzen. Zo zorg je ervoor dat iedereen meedoet en op blijft letten en voorkom je dat bijvoorbeeld alleen de teamleider praat.
Ook zou je de deelnemers bepaalde opdrachten individueel kunnen laten uitvoeren (bijvoorbeeld het opschrijven van de voor- en nadelen van de te komen veranderingen) en vervolgens de uitkomsten te bespreken met de groep. Zo zorg je toch voor orde terwijl iedereen ook bezig is met de workshop.
Er zijn talloze manieren waarop je een workshop kan indelen. Probeer de workshop vooral informatief en interactief te houden. Verder kun je deze indelen zoals jij wil! Om je workshop skills te verbeteren is het altijd slim om de deelnemers om feedback te vragen middels een korte vragenlijst. Vraag hier bijvoorbeeld hoeveel ze hebben geleerd en welke tips en tops ze voor jou hebben. Op deze manier word jij steeds beter in het maken en geven van workshops!
Wil jij als digitaal talent verder als informatiemanager, of kick je op veranderingstrajecten en innovaties, maar voel je je nog niet helemaal klaar om aan het werk te gaan? Met ons traineeship Informatiemanagement geef je je technologische én soft skills een boost en ga je meteen betaald aan de slag bij toporganisaties met een uitdagende opdracht. Geef je carrière bij ons een kickstart!