Informatiehuishouding is alles wat te maken heeft met de opslag, beheer en verstrekking van gegevens binnen een organisatie (Rijksoverheid, 2020). Voor elke organisatie zijn de soort gegevens dus verschillend. De overheid erkent dat goede omgang met informatie belangrijk is, een genoemde oorzaak is dat de informatie op verschillende soorten bronnen te vinden zijn. Om dit op te lossen heeft de overheid een Rijksprogramma opgesteld: het duurzame digitale informatiehuishoudingsprogramma (RDDI).
Het programma
Inmiddels bestaat er een baseline waarin de vereisten zijn geformuleerd om een goede informatiehuishouding te krijgen. Deze baseline helpt met de kwaliteit van de informatiehuishouding te meten en te sturen, de inrichting en verbeteringen, de omslag naar digitalisering en voor audits. Een negental problemen zijn door Future Lab in opdracht van de Rijksoverheid en het RDDI geïdentificeerd. Hierbij zijn verschillende oplossingen geformuleerd. Samengevat:
- Probleem: Gevaar van over-archivering
- Acties/Oplossingen: Focus op de wijze waarop informatie is gestructureerd en de kwaliteit van informatie. Daarnaast moet er een balans worden gevonden tussen informatie behouden en het weggooien.
- Probleem: Data wordt steeds belangrijker. Als de kwaliteit van de data laag is, worden verkeerde beslissingen genomen. Ook kan er worden gedacht dat data onweerlegbaar (de enige waarheid).
- Acties/Oplossingen: Er moet context worden gegeven aan de data. Ook moet de data adequaat worden verzameld, verwerkt en gedeeld en moeten bronnen betrouwbaar en representatief zijn.
- Probleem: Door toename van technologie ontstaat er complexiteit in projecten. Ook is door technologie de kans op onzorgvuldig gebruik groter.
- Acties/Oplossingen: Op nieuwe manieren kijken naar ontwikkelingen. Dit moet vanuit een visie worden gedaan. Ook is het werken in teams/samenwerking en leren van experimenten belangrijk.
- Probleem: De processen worden meer in acties gelegd. Doordat steeds meer informatie wordt uitgewisseld, raakt er ook informatie kwijt, ook is informatie (doordat het digitaal is) niet meer “onveranderbaar”.
- Acties/Oplossingen: De data moet zo duurzaam mogelijk worden vastgelegd. Door digitale innovaties zullen nieuwe manieren van data-omgang plaatsvinden, waardoor er anders kan worden gekeken naar historische data. Dit zal positief invloed hebben op het lerend en reflectief vermogen.
- Probleem: Er is een toenemende mate van informatie. Het maken van een goede afweging wordt lastiger. Dit zorgt voor problemen in de politieke besluitvorming.
- Acties/Oplossingen: Meer inbreng van experts en burgers zodat er meer verantwoorde kennis is. Begrip en uitleg is hierbij belangrijk. Ook kan er gewerkt worden om in dit leerproces goed te documenteren dat overwegingen inzichtelijker en transparanter zijn.
- Probleem: Doordat de verschillende overheden met verschillende systemen werken is er niet echt sprake van een gezamenlijk beheer van informatie. Echter zijn toekomstige processen lastiger te standaardiseren.
- Acties/Oplossingen: Nieuwe systemen en instrumenten zijn nodig. Er moet worden gewerkt in netwerken met als doel een onderling vertrouwen, relatie en tolerantie.
- Probleem: Doordat er meer registraties en links gemaakt worden in de data moet er meer gelet worden op de privacy en het beperken van de voetafdruk.
- Acties/Oplossingen: Er moet meer duidelijkheid zijn waarvoor de benodigde gegevens worden gebruikt en hoe deze worden gedeeld. Een voorgestelde actie is de zogenaamde Black Box.
- Probleem: Er ontstaat een scheiding tussen burgers die digitaal vaardig zijn en burgers die minder makkelijk mee kunnen komen. Alles gaat rond een modelburger, maar dreigt niet voor iedereen even toegankelijk te worden.
- Acties/Oplossingen: Er moet een balans komen tussen standaard (oplossingen) en diversiteit (personalisatie).
- Probleem: Mensen moeten de mogelijkheid hebben om informatie te bevatten, door desinformatie en desinteresse ontstaat er druk hierop.
- Acties/Oplossingen: Er moeten nieuwe manieren komen met betrekking tot het omgaan met kennis. Doel is te streven naar een “kennisgedreven democratie”.
Resumerend
Digitalisering speelt een belangrijke rol bij de Rijksoverheid. De problemen liggen vooral in het gevaar van over-archivering, druk van technologie, informatiewaardering, privacy, en ongelijke digitale vaardigheid onder burgers. De oplossingen zijn vooral te vinden in de wijze waarop informatie wordt gepresenteerd en gestructureerd, een visie ten aanzien van technologie, het duurzaam vastleggen, inbreng van experts/burgers (participatie), transparantie en personalisatie.