De huidige coronacrisis heeft ons ervan bewust gemaakt dat thuiswerken noodzakelijk is geworden, waarbij het gebruik van online meeting tools van groot belang is. In deze blog zullen diverse bekende meeting/ video conference tools met elkaar worden vergeleken.
Skype & MS Teams
Skype is een van de bekendste gratis tools voor videobellen en chatten. Het kan ideaal worden ingezet voor het verkrijgen van een efficiënte samenwerking van teams op afstand. Belangrijke voordelen zijn het houden van meetings met grote groepen, het delen van je videoscherm, de makkelijke uitwisseling van bestanden en het gebruik op verschillende platforms, zoals Windows, IOS, Chrome. Een belangrijk nadeel is vertraging in de verbinding die af en toe kan opspelen. Een stabiele internetverbinding is daarom essentieel. Skype kun je goed gebruiken in samenwerking met bv. Outlook.
Tegenwoordig is de business variant geïntegreerd in Microsoft Teams, dit is een tool die videobellen, vergaderingen en online samenwerken samenbrengt en is onderdeel van Office 365 (online Word, Excel en PowerPoint). Groot voordeel hiervan is dat je dan diverse functies in één tool hebt, die ook nog beschikbaar is voor diverse platforms. Nadeel van deze tool is dat er “fragmentatie” van de informatiestroom kan optreden (chat en mail worden minder gescheiden en data worden gedeeld op zowel de bedrijfsomgeving als Microsoft Teams). Je moet dus goed opletten dat data- en bestandsbeheer op orde blijven.
Zoom
Ook Zoom is georiënteerd op video conferences met daarin een chatfunctie en is net als Skype geschikt voor grote bijeenkomsten. Het programma biedt een hoge kwaliteit video en audio en kent vier varianten: een gratis-, pro-, business- en enterprise variant. Bij de gratis versie zijn er minder functionaliteiten dan de betaalde versies, zoals minder deelnemers, een maximumtijd per sessie en minder opties (zoals transcripties en cloudopslag).
Net als Skype biedt Zoom je veel functionaliteiten zoals de mogelijkheid tot het delen van je beeldscherm tijdens een meeting en de beschikbaarheid op verschillende platforms. Omdat er verschillende pakketten mogelijk zijn kun jij een pakket kiezen dat het beste bij jou past.
Een nadeel van Zoom is dat er geen webversie bestaat. Wel is Zoom gemakkelijk te integreren met tools als Microsoft One Drive, Google-Suite, Slack, Skype en Outlook. Resumerend kun je Zoom (qua functionaliteiten) zien als een vergelijkbaar alternatief voor de videobel-functie van Microsoft Teams, al legt Teams meer de focus op de samenwerking in projecten.
Naast conference tools als Skype en Zoom kunnen ook instant messaging apps ingezet worden als online meeting tools. WhatsApp is hierbij de meest bekende optie omdat deze ideaal is voor kort overleg via chats. Het biedt echter minder kwaliteit en is (daarom) minder geschikt voor (video)bellen met grote groepen (maximaal 4p.).
Hangouts
Ook Google Hangouts is ideaal voor kort overleg. Een belangrijk voordeel van deze tool is dat je een goede integratie met de Google-services zoals Google-Suite en Gmail hebt. Een belangrijk nadeel is dat deze tool in 2020 zal stoppen voor de Google-Suite en net als WhatsApp kan de gesprekskwaliteit slecht zijn. Een ander belangrijk nadeel is dat het primair niet bedoeld is voor grote groepen (maximaal 10p.) en er in het verleden nog twijfels zijn geweest over de dataveiligheid.
Facetime
Facetime is de gratis video- en conference applicatie van Apple. Vergeleken met de andere tools heeft Facetime een simpele interface. Ook deze tool is ideaal voor kort overleg, groot nadeel is dat deze tool alleen geschikt is voor Apple Apparaten en je alleen 1-op-1 gesprekken kunt voeren.
Concluderend
Samenvattend zijn Skype, MS Teams en Zoom meer geschikt voor grote groepen en bieden het uitgebreide functionaliteiten. Google Hangouts, WhatsApp en Facetime zijn ideale opties voor kort overleg.
Gemaakt door Ruben Quak, werkzaam bij Breinstein, detacheringsbureau gespecialiseerd in informatie- en verandermanagement.