Iedereen heeft inmiddels vast wel eens gehoord van Office 365, maar wat is het nu precies en wat zijn de voordelen? Office 365 is een breed softwarepakket met allerlei applicaties en tal van functionaliteiten. De veelheid aan opties blijft niet bij de kern applicaties als Word, Excel, Outlook en PowerPoint, maar gaat veel verder.
Kern applicaties:
- Word
- Excel
- Outlook
- PowerPoint
Extra applicaties (o.a.):
- OneDrive
- Sharepoint
- OneNote
- Teams
- Skype
- Yammer
- Visio
Office 365 draagt bij aan de nieuwe manier van (online) samenwerken. Deze nieuwe manier van samenwerken betekent dat de manier van werken zoals we die kenden zal veranderen. Hoewel niet iedereen fan is van verandering, brengt deze verandering ook voordelen met zich mee.
1. Automatische updates: je hebt altijd een up to date versie
Je koopt niet meer één keer een licentie, maar neemt een abonnement af. Onderdeel van dit abonnement zijn de automatische updates met oplossingen voor problemen en kwetsbaarheden. Hier houdt Microsoft zich mee bezig, waardoor jij en je collega’s toekomen aan je echte werk in plaats van brandjes blussen.
2. Toegankelijkheid: je kunt de Office-apps openen op verschillende apparaten
De software wordt niet zoals vroeger op één specifiek apparaat geïnstalleerd. Doordat tegenwoordig steeds meer in de Cloud wordt gewerkt kun je de office apps niet alleen op dat ene specifieke apparaat openen, maar vanaf elk apparaat en op elke locatie. Het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding. Je kunt dus even snel je telefoon erbij pakken en die ene Excel sheet openen om een vraag van je collega te beantwoorden. Zonder eerst je laptop erbij te pakken, op te starten en het document erbij te zoeken.
3. Samenwerken: makkelijk samenwerken ongeacht je locatie
Voorheen werd voornamelijk gebruik gemaakt van mappenstructuren op de vaste schrijf van je computer. In deze mappenstructuur komt het wel eens voor dat een bepaald document meerdere keren terugkomt, met verschillende versies én op meerdere locaties. Dit is niet bevorderlijke voor de samenwerking. Door de nieuwe manier van samenwerken kun je met meerdere personen tegelijk in hetzelfde document werken, real-time! Je ziet meteen wat iemand anders aanpast of waar iemand feedback op geeft. Ook kun je zelf kiezen met wie je het document wilt delen – intern of extern – zodat alleen deze mensen toegang hebben. Hierbij wordt gebruik gemaakt van filesharing in plaats van het op en neer mailen van een document, wat weer voor verschillende versies zorgt. Hiernaast zijn er extra functionaliteiten die de communicatie makkelijker en sneller maken, zoals:
- Openen van de agenda van collega’s
- Chatten met collega’s
- Online (video)vergaderen
4. Beveiliging: beveiligde data op ieder apparaat
In het Office pakket zitten beveiligingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alle data veilig in de Cloud wordt opgeslagen. Hier zit een groep medewerkers van Microsoft achter, waardoor je er zelf niet veel tijd aan kwijt bent. Ook voldoen de Microsoft datacenters aan de privacy voorwaarden, waarmee je meteen voldoet aan de AVG.
Voor meer informatie over Office 365, klik hier.