Hoe organiseer je informatie duurzaam en transparant binnen een overheidsorganisatie? Veel ambtenaren willen het goed doen, maar in de praktijk blijkt het lastig.
Waarom een sterke informatiehuishouding cruciaal is
Documenten moeten vindbaar zijn, besluiten navolgbaar en informatie betrouwbaar. Toch zien we bij veel overheidsorganisaties:
- Versiebeheer schiet tekort;
- Dossiers zijn incompleet;
- Belangrijke stukken zwerven rond in mailboxen.
Herkenbaar? Je bent niet de enige.
De wil is er, maar praktische houvast ontbreekt
Uit het Flitspanel 2024 van ICTU blijkt: veel rijksmedewerkers willen informatiebeheer goed doen. De motivatie is aanwezig, en de tools vaak ook. Maar:
- Er ontbreekt praktische houvast;
- Er is te weinig tijd en ruimte om te leren;
- Begeleiding op de werkvloer blijft achter.
Informatiehuishouding op Orde (IHHOO): waarom nú actie nodig is
Het landelijke programma Informatiehuishouding op Orde (IHHOO) ontstond na o.a. de toeslagenaffaire en coronacrisis. Het programma richt zich op transparantie en zorgvuldig bestuur.
IHHOO helpt organisaties om:
- Documenten vindbaar op te slaan met juiste metadata;
- Dossiervorming op orde te krijgen;
- Te voldoen aan de Woo, Archiefwet en AVG;
- Informatiebeheer onderdeel te maken van de organisatiecultuur.
Wat overheidsorganisaties al doen
Veel gemeenten, provincies en ministeries zijn al in beweging met:
- Quickscans en nulmetingen;
- Routekaarten met verbeterdoelen;
- Interne trainingen over digitale hygiëne;
- Samenwerkingen met archiefdiensten en partners zoals de VNG.
Maar de grootste uitdaging blijft: hoe zorg je dat verbeterplannen écht landen op de werkvloer?
De sleutel: doeners die het verschil maken
Je kunt beleid schrijven en systemen inrichten, maar zonder mensen die het snappen, uitleggen en uitvoeren verandert er weinig.
Hoe young professionals van Breinstein helpen
Onze young professionals uit het traineeship Informatiemanagement combineren actuele kennis over informatiebeheer met frisse energie en een hands-on mentaliteit. Ze:
- Helpen bij het implementeren van zaaksystemen;
- Vertalen beleid naar praktische werkwijzen;
- Trainen teams in digitale hygiëne en dossiervorming;
- Brengen structuur én enthousiasme in de organisatie.
Ze zorgen ervoor dat informatiehuishouding geen abstract begrip blijft, maar iets wat écht werkt in de praktijk.
Ook stappen zetten?
Wil jouw organisatie serieuze stappen zetten richting een duurzame, transparante en toekomstbestendige informatiehuishouding?
Plan vrijblijvend een gesprek in met één van onze accountmanagers. Ontdek hoe onze young professionals jouw organisatie kunnen helpen.
