Key-user v.s. Functioneel beheerder

Veel organisaties hebben naast een functioneel beheerder vanuit de IT afdeling ook een key-user op de vakafdeling. Wat is precies het verschil tussen key-user en functioneel beheerder? Welke taken horen bij welke rol en hoe kunnen deze rollen elkaar aanvullen en verbeteren binnen een organisatie?

Key-user

Een key-user is vaak in essentie een eindgebruiker van een applicatie of informatievoorziening. Maar daarnaast heeft een key-user meer affiniteit met en kennis van de informatievoorziening en de applicaties. De key-user is het eerste aanspreekpunt voor de vakafdeling. Een key-user wordt vaak gezien als een vraagbaak voor collega’s en een aanspreekpunt bij problemen op het gebied van IT. Vanuit hier is de relatie met de functioneel beheerder dan ook niet vreemd. Er zal doorgaans veel contact zijn tussen een key-user en een functioneel beheerder. Daarnaast is de key-user vaak verantwoordelijk van het beschrijven van werkprocessen en productietaken in de applicatie.

Functioneel beheerder

Maar wat doet een functioneel beheerder dan? Een functioneel beheerder staat vaak los van de vakafdeling en maakt onderdeel uit van de IT afdeling. De functioneel beheerder functioneert als schakel tussen de vakafdeling en de IT. Allereerst is een functioneel beheerder medeverantwoordelijk voor de inrichting van applicaties. Tegenwoordig zijn applicaties steeds vaker speciaal ontwikkeld en aangepast voor organisaties, functioneel beheerders spelen hierin een belangrijke rol. Maar ook op meer dagelijkse basis is een functioneel beheerder actief. De functioneel beheerder beheert de applicatie en ondersteunt de gebruikers. Daarnaast onderhoudt de functioneel beheerder het contact met de leverancier.

Samenwerken

Een goed voorbeeld van een samenwerking tussen de key-user en de functioneel beheerder is wanneer er een geplande update aankomt. De functioneel beheerder stemt dit af met de leverancier en de key-user. De key-user kan met de rest van de afdeling overleggen wanneer de update het beste uit zou komen, zodat dit afgestemd kan worden op de werkprocessen. Zo kan ervoor gezorgd worden dat de gebruikers zo min mogelijk last hebben van de update.

Wanneer er in deze situatie geen key-user zou zijn, zou de update misschien gewoon gepland worden op een moment dat het uitkomt voor de leverancier, zonder hierbij rekening te houden met de werkprocessen van de eindgebruikers. Hierin speelt de key-user dus een grote rol.

Niet zwart-wit

Hoewel de scheiding van rollen hierboven duidelijk beschreven is, is dit niet in alle organisaties zo zwart-wit. Afhankelijk van de grootte van een organisatie kunnen taken tussen de functies verschoven worden. Daarnaast is het ook grotendeels afhankelijk van de competenties en kwaliteiten van de key-user en functioneel beheerder, hoe de taken uiteindelijk verdeeld zullen worden.

Bovenstaand overzicht is een leidraad vanuit waar organisaties zelf een geschikte verdeling kunnen maken. Het is vooral belangrijk dat de key-user en functioneel beheerder regelmatig contact hebben met elkaar en op de hoogte zijn van elkaars projecten. Zo kunnen ze elkaar hierin ondersteunen en aanvullen.

Wil je meer weten over Informatiemanagement en of het vakgebied voor jou interessant is? Bekijk dan ons traineeship Informatiemanagement.