Het vinden en organiseren van de juiste informatiebehoeften kan organisaties helpen risico’s te verminderen voor strategische beslissingen (Vyas et al., 2014). Maar wat is informatiebehoefte eigenlijk en welke rol speelt het in een organisatie?
Wat is informatiebehoefte?
Informatiebehoefte kan gedefinieerd worden als ‘’datgene wat iemand met het oog op een bepaalde toepassing als informatie wenst (wie, wanneer, waarom, wat)’’ (de Boer & Hisschemoller, 2001). Deze definitie laat zien dat informatiebehoefte erg afhankelijk is van de persoon of organisatie en de informatiebehoefte die zij nodig hebben. Iemand die voor een grote multinational werkt heeft dan ook andere informatiebehoefte dan iemand die werkt voor de lokale voetbalclub. Toch is het voor allebei de organisaties belangrijk dat er voldaan wordt aan de informatiebehoeften van hun werknemers. De verschillen in informatiebehoefte kunnen dus variëren van simpele vragen over ledenaantallen tot complexe vraagstukken die gigantische hoeveelheid informatie nodig hebben. Vaak hebben grotere of specialistische bedrijven dan ook complexere informatiebehoeften.
In dit artikel is al kort uitgelegd welke soorten informatiebehoefte er zijn en wat de waarde daarvan is
Verschillende dimensies van informatiebehoeften
Dit artikel gaat iets dieper in op hoe informatiebehoeften ontstaan. Professor Rimvydas Skyrius van de Universiteit van Vilnius stelt dat er verschillende dimensies zijn voor informatiebehoefte (Skyrius, 2021):
- Simpele en complexe informatiebehoefte
- veel voorkomende tot specifieke informatiebehoefte
- herhalende, niet herhalende of willekeurige informatiebehoefte
Simpele informatiebehoefte heeft vaak een routinematige en herhalende aard en is gebaseerd op eenvoudige vragen die leiden tot routinehandelingen of simpele beslissingen. Ook kan de informatie die nodig is om aan de informatiebehoefte te voldoen vaak bij een paar bronnen gevonden worden.
Complexe informatiebehoefte is dan ook tegenovergesteld aan simpele informatiebehoefte. Dit betekent dat het veel minder routinematig voorkomt of dat het bestaat uit moeilijk te beantwoorden vragen die zelfs over tijd kunnen veranderen. Om aan de informatie te komen moeten dan ook verschillende externe bronnen geraadpleegd worden. Deze externe bronnen zijn dan ook niet altijd makkelijk om te raadplegen. Ook kunnen externe partijen met andere doelstellingen nadelen bevinden van het delen van de informatie (bijvoorbeeld concurrentie).
Figuur 1 laat een generiek schema zien van een business intelligence (BI) process model (Vuori, 2006). Het eerste punt laat zien dat voor een BI process de informatiebehoefte definiëren de eerste stap is. Als dit onvoldoende gedaan is dan zal dit een negatief effect hebben op de opeenvolgende stappen en het algehele BI process. Dit benadrukt dan ook het belang van het samenstellen en beantwoorden van informatiebehoeften.
Veel voorkomende en speciale informatiebehoeften kunnen ook gecombineerd worden met de simpele en complexe dimensie. Dit zorgt voor een matrix, te zien in figuur 2.
Verschillende organisaties kunnen ook nog een extra laag complexiteit toevoegen door een product of service aan te bieden die niet homogeen is. Dit maakt het vergelijken met andere organisaties nog complexer, omdat dit nog meer kennis vergt dan bij homogene producten.
Speciale en veel voorkomende informatiebehoeften kunnen ook gecombineerd worden met de herhalende en niet-herhalende dimensie. Skyrius (2021) beargumenteert dan ook dat waar sommige van deze dimensies samenkomen er meer ruimte is voor IT-ondersteuning dan bij andere dimensies. In figuur 3 zijn dan ook de relaties van deze dimensies weergegeven. Hier is duidelijk te zien dat als informatiebehoeften een herhalende aard hebben, zij een hoger potentieel hebben om geholpen te worden door middel van IT-ondersteuning.
Wanneer duidelijk is met welke dimensies men te maken heeft, kunnen informatiestromen beter worden gemanaged. Door te weten hoe informatiebehoeften opgebouwd zijn kan een organisatie ook de juiste middelen inzetten. IT-ondersteuning zal effectiever zijn bij herhalende informatiebehoeften dan bij niet-herhalende informatiebehoeften. Hierdoor kan een organisatie beter gebruik maken van IT-ondersteuning als zij de juiste kennis hebben van de aard en dimensies van hun informatiebehoeften.
Bronnen:
- de Boer, J., & Hisschemoller, M. (2001). Handvatten voor het concretiseren van informatiebehoefte. Rapport voor Meetstrategie 2000+. (IVM Report; Nr. O-01/01). Instituut voor Milieuvraagstukken.
- (https://research.vu.nl/ws/portalfiles/portal/1772308/Info+rapportO01-01.pdf)
- Skyrius, R. (2021), Business Intelligence, Springer, https://EconPapers.repec.org/RePEc:spr:proiis:978-3-030-67032-0.
- Vuori, V. (2006). Methods of defining business information needs. Frontiers of e-Business Research ICEB+ eBRF (311-319).
- Vyas, V., Vyas, S., & Kundan, A. (2014). Management information system: information needs of organization. International Journal of Information & Computation Technology, 4(17), 1903-1908.
