Binnen het vakgebied van informatiemanagement komt het begrip “informatieplan” veel langs. Maar wat is een informatieplan nu precies en welke elementen komen vaak terug? Deze blog geeft onder andere antwoord op deze vragen.
Het informatieplan
Een informatieplan geeft een beschrijving van de gewenste informatiehuishouding binnen een organisatie en is afgeleid van het informatiebeleid. Ook geeft het richting (en structuur) aan de architectuur van de diverse informatiesystemen binnen een organisatie. Integratie en ontwikkeling en organisatiesystemen worden hierin verwerkt. Een informatieplan kan dus worden gezien als een middel die een verbinding kan leggen tussen de organisatie enerzijds en de IT-kant anderzijds. Het heeft dus een soort van brugfunctie. Belangrijk is om te beseffen dat missie, visie, doelstellingen, de beperkingen, het huidige applicatielandschap en de structuur van de organisatie van invloed zijn op de invulling van zo’n informatieplan. Dit zijn de contigentiefactoren, oftewel de onzekere of voorwaardelijke factoren waar rekening mee gehouden dient te worden. De bedoeling is wel dat een informatieplan regelmatig moet worden herzien om deze actueel te houden.
De inhoud van een informatieplan
Er is geen vast format voor een volledig informatieplan en is (dus) afhankelijk van de hierboven genoemde contigentiefactoren. Onderdelen binnen een informatieplan die vaak terugkomen zijn:
Inleiding
In de inleiding zal antwoord worden gegeven op de waarom-vraag, de aanleiding van het plan en wat het doel is (wat dient er bereikt te worden). Ook zal de aanpak van het plan kan hierin ook worden besproken, bijvoorbeeld met behulp van de PDCA-cirkel (Plan-Do-Check-Act).
De organisatie en de omgeving
Hierin wordt er ingegaan op de analyse van de omgeving waarin de organisatie opereert, zowel binnen als buiten de organisatie. Hierin wordt dus de huidige situatie geschetst. Ook kunnen hierin de resultaten van verschillende eerdere programma’s en beleidsplannen worden behandeld.
Thema’s en ontwikkelingen: het plan
In dit onderdeel wordt er per geformuleerd project of thema de doelstellingen, uitgangspunten en de daaruit voortkomende acties geformuleerd. Een organisatie kan er natuurlijk ook voor kiezen om een apart “actieplan-hoofdstuk” voor de verschillende thema’s of projecten te maken. Ook is het belangrijk goed stil te staan bij wat de gewenste informatievoorziening dient te zijn en wat de haalbaarheid van het actieplan is. Eventueel dient een nieuw beleid te worden geformuleerd. Planning en prioritering vormen goede afsluiters van het informatieplan, waarin de projectorganisatie en rollen dienen te worden gedefinieerd. Ook is het raadzaam om de (rand)voorwaarden voor het implementeren van het informatieplan (en indien nodig) financiering op te nemen.
Aangezien er geen vast format is, is het voor de organisatie aan te raden om de werkwijzen en methoden aan te passen aan de omgeving waarin de organisatie zich bevindt en wat de zogenaamde veranderingsbehoefte is.