Het aantal applicaties dat organisaties gebruiken is de laatste decennia fors toegenomen. Hoe meer applicaties een organisatie gebruikt, hoe ingewikkelder het softwarelandschap eruit gaat zien. Voor informatiemanagers kan een omvangrijk softwarelandschap tot een grote uitdaging leiden. Het kan namelijk lastiger worden om overzicht te houden over welke applicaties een organisaties gebruikt, hoeveel licenties hiervoor nodig zijn en wat hiervoor de looptijden zijn.
Software Asset Management (SAM) kan een manier zijn om grip te krijgen om een complex organisatielandschap. SAM is het complete proces van het beheren en optimaliseren van de aankoop, het onderhoud van softwarepakketten en de implementatie van softwarepakketten binnen een organisatie. In veel gevallen wordt er gebruik gemaakt van één of meerdere applicaties om SAM toe te passen.
Wat is het?
SAM kan het volgende bieden:
- Een overzicht van welke applicaties de organisatie gebruikt: Wanneer je honderden applicaties gebruikt, is het van groot belang dat er een overzicht is van welke applicaties dat zijn. Dit overzicht kan gebruikt worden om binnen de organisatie het gesprek aan te gaan: Welke applicaties gebruiken we nog en welke applicaties zijn ondertussen overbodig geworden?
- Een overzicht van hoeveel licenties er in gebruik zijn: Verschillende applicaties gebruiken verschillende licentiemodellen. Het aantal licenties dat per applicatie nodig is, kan onder andere afhankelijk zijn van het aantal gebruikers, het aantal modules waarvan er gebruik wordt gemaakt of de omzet van de organisatie.
- Een overzicht van de looptijden van de software: Software wordt doorgaans aangeschaft voor een looptijd van één of meerdere jaren. De opzegtermijn van de software is variërend. Het gebruik van SAM door middel van een applicatie kan een overzicht geven wanneer de softwarecontracten op zijn einde lopen en wanneer deze contracten uiterlijk opzegt dienen te worden.
SAM: relevant of overbodig?
Het gebruik van een SAM applicatie kost in de meeste gevallen geld. Echter kan het gebruik van de software zichzelf terugverdienen. Met het gebruik van SAM verklein je de kans dat software niet meer werkt omdat je niet tijdig verlengt hebt of omdat je onvoldoende licenties hebt aangeschaft. Eveneens vergroot het gebruik van SAM de kans dat je de software programma’s die niet meer worden gebruikt tijdig worden beëindigd.