Tegenwoordig horen we dat bijna elke organisatie bezig is met veranderen en het integreren van de de nieuwe werkwijzen Lean, Agile, Scrum & Kanban. Termen die we volgens mij allemaal wel kennen, maar wat betekenen ze echt en wat betekent dit voor organisaties? In deze driereeks ga ik dieper in op deze onderwerpen. Scrum & Kanban licht ik in deze laatste blog toe.
Hoe zit het ook alweer?
In mijn twee eerdere blogs ben ik ingegaan op de werkwijzen Lean en Agile, wat ze betekenen, hoe ze zijn ontstaan en hoe het is terug te vinden binnen organisaties. Naast Lean en Agile zijn Scrum en Kanban twee begrippen die vaak genoemd worden. Kort gezegd kan ik het volgende alvast ophelderen: Scrum is een tool dat onder Agile valt en Kanban onder Lean.
Scrummethodiek
Scrum is een methodiek waarbij een team korte sprints maakt om hun einddoel te realiseren. Het scrumteam heeft alle kennis om zichzelf te kunnen aansturen en bestaan uit een: Scrum Master, Product Owner en team/teamleden.
Binnen het team heb je dus verschillende rollen. Ten eerste het team zelf of de teamleden. Zij zijn zelforganiserend en ieder voelt zich verantwoordelijk voor het resultaat. Daarnaast heb je Product Owner. Dit persoon draagt de productverantwoordelijkheid, bepaalt prioriteiten, neemt de beslissingen en stuurt aan waar nodig. Naast de Product Owner heb je de Scrum Master. De Scrum Master begeleidt het team. Hij/zij bewaakt het proces en zorgt voor overzicht. Dit persoon laat het team zo optimaal mogelijk presenteren. Tot slot heb je de stakeholders. Zij hebben alleen invloed bij de review, niet binnen het team.
Het scrummen kent vier fases binnen een sprint of increment (maximaal 4 weken). Hieronder licht ik per fase toe wat het inhoudt.
- Sprintplanning: per sprint moet er worden bepaalt wat er de komende weken gedaan moet worden. Dit doen de teamleden samen met de Product Owner.
- Stand-up: dagelijks komt het team voor maximaal 15 minuten bij elkaar. Tijdens deze stand-up wordt de voortgang van ieder besproken. Hierbij staan de volgende vragen centraal. Wat heb je gedaan? Wat ga je doen? Waar loop je tegenaan?
- Daarna de review: tijdens de review worden de resultaten van de sprint gepresenteerd. Dit is het moment voor de stakeholders, klanten, burgers, medewerkers om feedback te geven en/of vragen te stellen.
- Retrospective: in deze laatste fase evalueert het team. Werkafspraken en samenwerking zijn onderdelen die besproken kunnen worden. Aan de hand van de feedback van de stakeholders en de retrospective kan er in de nieuwe sprint rekening gehouden worden en begint men weer met een sprintplanning.
Een belangrijk kenmerk van Scrum is het scrumbord. Hierop staan de user stories (wat moet de komende weken gebeuren) en de daaronder gehangen taken (uit te voeren door het team). Het bord is verdeeld in to do, busy en done. Tijdens de dagelijkse stand-up wordt het scrumbord gebruikt om de voortgang van ieder te bespreken.
Kanban
De Lean werkwijze is afkomstig uit de autobranche. Hierbij heeft Toyota gekeken naar het productieproces van Ford en daaraan een eigen draai gegeven. Zij hebben ervoor gezorgd dat vraag en aanbod goed op elkaar aansluiten en hebben zij de kwaliteit van hun productie verbeterd.
Kanban is Japans en staat voor ‘visueel’ en ‘kaart’. Medewerkers van Toyota maakten gebruik van kaarten om hun processtappen visueel te maken. Op deze manier wist ieder waar in het proces ze zaten en wie wat deed. Daardoor werd de communicatie binnen het team daardoor een stuk beter. Tegenwoordig hebben we meer communicatiemiddelen dan ooit tevoren. Stappen van het proces visueel maken is dan ook één van de grote voordelen van Kanban.
Net zoals Scrum heeft ook Kanban vier belangrijke stappen/principes. De website van Six Sigma heeft de principes als volgt beschreven:
- Visualiseer het werk: door het proces visueel te maken, is het mogelijk om eenvoudiger de stroom van het proces te observeren en te evalueren.
- Beperk ‘Work in Progress’: het is mogelijk om de tijd dat een product binnen een Kanbansysteem reist reduceren door de hoeveelheid onafgemaakt werk te beperken.
- Focus op flow: doordat je regels opstelt voor het team en de ‘Work in Progress’ in de gaten te houden, optimaliseer je het Kanbansysteem door de flow te verbeteren. Door deze flow te analyseren is het mogelijk om toekomstige problemen te voorkomen.
- Monitoren, wijzigen en verbeteren: als het Kanbansysteem goed werkt, zal continu verbeteren centraal staan binnen de organisatiecultuur.
Kanban heeft, in welke vorm dan ook, altijd hetzelfde doel, namelijk; efficiënt produceren. Net zoals bij Scrum wordt bij Kanban gebruikt gemaakt van kaarten en een Kanbanbord. Hierop staat wie wat moet doen. Op deze manier is het proces voor iedereen overzichtelijk en weten ze ook in welk fase van het proces ze zitten. Ook hier is het bord ingedeeld in to do, busy en done.
Lean, Agile, Scrum & Kanban… het maakt allemaal niet heel veel uit waarvoor je kiest, als je maar kiest voor een methode wat bij jouw organisatie past.
