Door de continue veranderingen waar organisaties onderhevig aan zijn, is tevens de behoefte aan informatie voor de gebruiker en organisatie in een nieuw daglicht komen te staan. De informatievoorziening en automatisering zijn door deze ontwikkelingen steeds belangrijker geworden voor organisaties. Maar hoe creëer je overzicht in de wisselwerking tussen deze veranderingen en de informatievoorziening, zodat er weloverwogen beslissingen gemaakt kunnen worden? Een statisch plan die jarenlang zonder aanpassingen wordt vastgehouden, heeft zijn beste tijd gehad. Er is behoefte aan een informatiestrategie die rekening houdt met snelle veranderingen. In dit artikel worden de eerste stappen voor het vormgeven van deze informatiestrategie beschreven.
Om een informatiestrategie vorm te geven is er in dit artikel gekeken naar het raamwerk van BISL (Business Information Services Library). Dit raamwerk kan ingezet worden om informatiebehoeften vanuit verschillende bedrijfsprocessen van een organisatie te vertalen naar functionele specificaties. Ook richt dit raamwerk met name zijn aandacht op de gebruikersorganisatie (vraagkant) en minder op de ICT-organisatie (aanbodkant). Voor de uitgebreide versie van het raamwerk van BISL kunt u hier terecht. In dit artikel wordt er binnen het raamwerk van BISL enkel ingegaan op de eerste drie processen van het opstellen van een informatiestrategie; het bepalen van keten-ontwikkelingen, het bepalen van technologische ontwikkelingen en het bepalen bedrijfsproces ontwikkelingen. Hieronder wordt elk proces afzonderlijk uitgelegd.
Bepalen ketenontwikkelingen
Een organisatie moet in elke situatie proberen om te blijven aansluiten bij diens omgeving. Kijk naar videotheken die niet meer nodig zijn in een tijd waarin mensen online films streamen. Daarom wordt in dit proces een inventarisatie gemaakt van de ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie omtrent informatievoorziening en automatisering. De omgeving wordt bepaald door de organisaties die een koppeling met de eigen organisatie hebben op het gebied van informatiestromen. Ook de gevolgen van deze ontwikkelingen voor de eigen organisatie worden onderzocht, zodat de bedrijfsprocessen op de langere termijn ondersteund worden door met de omgeving afgestemde informatievoorziening.
Bepalen technologische ontwikkelingen
Tegenwoordig is er van alles mogelijk op technologisch gebied, maar wat is bruikbaar voor de eigen organisatie? In het proces van het bepalen van de informatiestrategie wordt er rekening gehouden met technologische mogelijkheden en de trends op het gebied van automatisering. Daarnaast wordt er gekeken naar de behoefte van de klanten en kan de aanpak van concurrenten onderzocht worden. Zoals eerder vermeld is het BISL raamwerk gericht op de gebruikersorganisatie, waardoor het optimaliseren van de informatievoorziening niet alleen draait om het inzetten van de nieuwste technieken, maar hoofdzakelijk om de toepasbaarheid van technologische mogelijkheden binnen bedrijfsprocessen gaat.
Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen
Om te onderzoeken op welke manier de bedrijfsprocessen op een effectieve manier ondersteund kunnen worden door de informatievoorziening, is het van belang om te weten wat de te verwachte ontwikkelingen op lange termijn binnen de organisatieprocessen zijn. Vervolgens kan de waarde van de informatievoorziening en automatisering vastgesteld worden voor het behalen van de doelstellingen van de organisatie. Op regelmatige basis dient er gecontroleerd te worden of de processen binnen de organisatie en de informatiestrategie nog op elkaar aansluiten.
Samenvattend kan er gesteld worden dat een geschikte informatiestrategie start met het in kaart brengen van de ontwikkelingen binnen de omgeving van de organisatie, de technologische mogelijkheden en de verwachte wijzigingen van eigen bedrijfsprocessen. Om vervolgens deze processen op elkaar aan te laten sluiten en te kijken wat het effect is van deze verschillende ontwikkelingen op de eigen organisatie.