Kennisdeling en borging: formeel te regelen, of juist een informeel proces?

Afgelopen week hebben we binnen ons team afscheid genomen van twee zeer gewaardeerde collega’s. De ene gaat met pensioen. De ander maakt de keuze om een carrière stap te maken en bij een andere werkgever aan de slag te gaan. Het vertrek is op tijd aangekondigd en we hebben ons op de kennisdeling en borging kunnen voorbereiden. Maar dat klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk blijkt te zijn.

Kennis en ervaring

Beide collega’s hebben een gigantische hoeveelheid kennis en ervaring opgedaan in onze organisatie. Iedereen weet (wist) hen te vinden en op die zelfde manier wisten zij ook overal wel een ingang te vinden. Dat maakte processen een heel stuk eenvoudiger. Door hun jarenlange ervaring in de organisatie kennen ze de historie van vele projecten. Ook weten ze waarom keuzes gemaakt zijn en precies waar de gevoelige punten kunnen liggen. Ze hebben een berg specifieke kennis opgebouwd. Waar wij allemaal graag gebruik van hebben gemaakt.

Kennisdeling en borging

De afgelopen periode heeft dan ook in teken gestaan van kennisdeling en borging. “Hoe zorg ik er voor dat de kennis die ik heb, voldoende geborgd is in de organisatie? Hoe zorg ik dat er zo min mogelijk kennis verloren gaat?” Om dat goed te kunnen doen zijn er vele overdrachtsdocumenten geschreven. Daar kunnen wij op terugvallen na hun vertrek.

Formele en informele kennis

Sinds dit vertrek realiseer ik me meer en meer dat overdracht niet alleen gaat over de inhoudelijke systeem kennis. Uiteraard, dit moet overgedragen worden en geborgd zijn. Specifieke informatie moet bij de juiste opvolgers terecht komen en dat is goed te doen middels een overdrachtsdocument. Maar er is meer. Deze mensen hebben niet alleen formele kennis die eenvoudig opgeschreven kan worden. Er is meer dan de informatie die hoort bij je rol en functie.

Nieuwe communicatielijnen

Met het vertrek van deze mensen gaan nieuwe communicatielijnen ontstaan. De organisatie gaat opnieuw uitvinden hoe zaken geregeld zijn. Met de jarenlange ervaring wisten deze vertrekkende collega’s precies wat ze bij wie geregeld konden krijgen. Ze wisten precies wie ze wanneer bij het koffieapparaat tegen konden komen en welke vraag ze wanneer kunnen stellen. Ze werden met regelmaat even snel staande gehouden om iets te vragen, iets uit te zoeken of iets te organiseren. Uit collegialiteit gebeurde dit ook altijd.

Groeien

Nu komen we in een fase waarin deze informele kennis opnieuw zal moeten groeien. Wij, als team, gaan uitvinden op welke manier we handig met de organisatie kunnen communiceren. Dit biedt kansen, om nieuwe zaken te ontdekken en misschien wel veel efficiënter te gaan werken. We hebben geen last van de historie en kunnen met een ‘schone lei beginnen’.

Kennisdeling: wat hoort daar allemaal bij?

Wanneer er gesproken wordt over kennisdeling en borging gaat het in mijn ogen vaak om de overdracht van formele kennis en informatie. De informatie die gemakkelijk opgeschreven kan worden en door iedereen op dezelfde manier geïnterpreteerd moet worden, wordt geborgd. Veel minder wordt er gesproken over het borgen van de korte communicatielijnen, de informele kennis en de wijze waarop de organisatie werkt. Een soort overdracht van de cultuur waarin men werkt. Die vervolgens door iedereen op zijn eigen manier opgepakt kan worden. De cultuur die door iedereen op zijn eigen manier te interpreteren is en waar iedereen een eigen draai aan kan geven.

Interessante periode

Ik weet wel dat wij komende tijd een interessante periode tegemoet gaan. Vakantieperiode en het feit dat twee belangrijke mensen wegvallen, maakt dat we voor een uitdaging staan. Ik ben benieuwd hoeveel zaken we tegen gaan komen waarbij beseffen dat we bepaalde kennis niet hebben overgenomen. Hoe vaak we vragen krijgen van mensen die geen idee hebben bij wie ze terecht kunnen. En wat de nieuwe communicatielijnen gaan worden. Wordt vervolgd…

Ben je geïnteresseerd geraakt in het vakgebied of het traineeship informatiemanagement? Neem hier dan eens een kijkje of bekijk de vacatures!

 

;