Kan de overheid goed inspelen op digitalisering?

Uit mijn praktijkervaring blijkt dat het moeilijk is om op de digitalisering stroom in te spelen. Met name om het door te voeren. Voordat er een beslissing is gemaakt binnen de overheid, ben je al zo een paar week verder..

Besluiten nemen via veel lagen

Besluiten nemen gaat namelijk via veel lagen en is vaak nog van hiërarchische aard. Dit betekent dat er geen korte lijntjes zijn en dat je daardoor niet snel kan inspelen op de veranderingen van buiten af. Het lijkt alsof het in de organisatie blijft hangen en het voor besluitenloosheid zorgt. De besluitvorming duurt lang en tegelijkertijd kan je deze nieuwe bewegingen niet stoppen of tegenhouden in de praktijk. Het werkt elkaar tegen en daardoor zit er geen duidelijke structuur in. Het is complexer dan dat het lijkt en er is geen kant en klare oplossing voor.

Enerzijds wil je structuur creëren dat men vanuit duidelijke kaders werkt en anderzijds moet je het loslaten en vanuit de burger beredeneren wat ze willen en daar zo goed mogelijk op inspelen. In de overheid loop je hierdoor al 1-0 achter en heb je ook nog te maken met andere instanties die niet altijd alles papierloos afleveren.

Cultuuromslag

Daarnaast zorgt digitalisatie ook voor cultuuromslag en/of weerstand. Iedereen wil graag overzicht behouden en is gewend om het op een bepaalde manier te administreren. Dit menselijk proces “om het vanuit een ander invalshoek te zien” is niet voor niets een proces. Het duurt even voordat het geland is en de medewerkers kunnen niet in één keer helemaal digitaal overgaan. Hoe lang het proces duurt, verschilt per medewerker. De ene medewerker gaat sneller over tot digitaal werken dan de andere. Dit maakt het nog inefficiënter, omdat je hierdoor met verschillende werkwijzen te maken hebt.

Als projectgroep kan je bedrijfsprocessen wel willen optimaliseren, maar dan dient het wel gedragen te worden door de hele organisatie. Door de hiërarchische cultuur is het nog niet altijd vanzelfsprekend voor iedere medewerker dat een projectlid de eigenaar is van een bedrijfsproces dat verbeterd moet worden.

Informatiebeveiliging

Bij digitalisering is informatiebeveiliging ook een groot onderdeel. Bij de overheid ligt hele privacy gevoelige informatie. Het is belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan en niet alles kan zomaar in een systeem gegoten worden. De kans dat er een datalek ontstaat moet zo klein mogelijk worden gemaakt door duidelijke afspraken te maken. Daarnaast heb je ook te maken met veel wet- en regelgeving. Dit zorgt ook weer voor meer complexiteit.

Om informatiemanagement goed neer te zetten is het belangrijk om met deze bovengenoemde factoren rekening te houden wat betreft digitalisering en te kijken hoe we met deze complexiteit het beste mee om kunnen gaan. Wil je weten waarom digitalisering nog vaak fout gaat? Lees het hier!

;