Zoek je een methode om jouw organisatie nog effectiever en klantgerichter te laten werken? Denk je, wie weet, misschien kan het nog beter? Lean is één van de meeste gebruikte methodes om dit te realiseren.
Lean gaat om continue verbeteren van bedrijfsprocessen. Het is een methode om effectief te werken met de focus op het creëren van maximale waarde voor de klant. Het is namelijk een gereedschapskist met verbetertechnieken. De meest ideale Lean situatie is als alle bedrijfsprocessen zonder fouten en verspillingen succesvol worden uitgevoerd.
Waarom Lean werken?
Lean werken is heel waardevol voor organisaties. Het komt vaak voor dat binnen een organisatie nog veel overbodige processtappen worden uitgevoerd. Denk aan lange wachttijden, onnodig mailwisseling of te veelvoorraad. Door Lean worden deze processtappen zo veel mogelijk geëlimineerd. Dit zorgt voor meer efficiëntie en een lagere werkdruk. Tegelijkertijd worden diensten of producten beter afgestemd op de behoeften van de klanten. Dit is een win-win situatie!
Lean werken aan de hand van 5 principes
Wil je Lean toepassen binnen jouw organisatie dan dien je de onderstaande 5 principes volgen.
1. Waarde
Het bepalen van de klantwaarde is het belangrijkste basisprincipe. Vraag je voortdurend af wie zijn je klanten en wat is de toegevoegde waarde voor hen. De klant is niet alleen de afnemer van het product of dienst, de klant kan ook een andere afdeling of een collega zijn binnen de organisatie.
2. Waardestroom
Door de processen in kaart te brengen kun je een bepaalde waarde toekennen aan elke processtap. Zo wordt duidelijk welke processen belangrijk zijn en welke overbodig. Dit kun je doen aan de hand van een Value Stream Map.
3. Flow
Het derde principe is het creëren van een vloeiende uitvoering van de processtappen (flow). Verspillingen en bottlenecks worden weggewerkt. Het is natuurlijk niet mogelijk om alle verspilling en in één keerweg te halen, dit doe je stap voor stap.
4. Pull
Het is van belang om het proces zodanig in te richten dat je van start gaat naar aanleiding van de vraag van de klant, niet eerder en niet later. Een proces dat vloeiend wordt uitgevoerd helpt je hiermee. Door alleen te reageren naar aanleiding van de klantvraag worden verspillingen verminderd.
5. Perfectie
Het laatste principe is het streven naar perfectie door continue te verbeteren. Eigenlijk dien je voortdurend de voorafgaande stappen blijven herhalen omdat er vaak dingen veranderen zoals klantwensen en nieuwe ontwikkelingen. De PDCA (Plan Do Check Act) cyclus helpt je om te blijven controleren of wat je doet wel goed is.
Valkuilen
Lean werken brengt ook valkuilen met zich mee. Het ontbreken van leiderschap kan ervoor zorgen dat Lean tegenvalt of zelfs verdwijnt. Dit kun je voorkomen door een Lean manager aan te stellen die de verantwoordelijkheid draagt. Een andere valkuil is dat de organisatie verkeerde verwachtingen heeft van Lean werken. Goede communicatie en het actief betrekken van medewerkers helpt je om de organisatie hiervoor te behoeden. De aanname dat veranderen niet veel tijd in beslag neemt, werkt meestal averechts. De organisatie kan niet binnen een dag veranderen. Wees realistisch en neem de tijd om iedereen binnen de organisatie mee te krijgen en de werkprocessen continu te verbeteren.
Dus, wil je als organisatie de klant vooropstellen en effectief werken? Kies dan voor Lean werken.